1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Dwellet Oy (Y-tunnus 2872126-4)
Länsituuli 6, 02100 Espoo
Tietosuoja-asiat: info@fiksuvuokraus.fi, puh. 040 670 6816
Yhteyshenkilö: Kimmo Lehtilä

Tämä tietosuojaseloste koskee Fiksuvuokraus.fi-palvelua (fiksuvuokraus.fi ja app.fiksuvuokraus.fi). Se kertoo, miten käsittelemme vuokranantajien, Vuokralaistutkan tilaajien ja sivuston kävijöiden henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Asunnonhakijoiden tietojen käsittelystä kerrotaan hakijan tietosuojaselosteessa.

2. Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja millä perusteella

Näytä käsittelytarkoitukset, tiedot, perusteet ja säilytysajat (13)

Käyttötarkoitus	Tiedot	Peruste	Säilytysaika
Vuokranantajan käyttäjätili ja ilmoitukset	Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, kirjautumistiedot, ilmoituksen tiedot ja kuvat	Palvelusopimus (käyttöehdot)	Niin kauan kuin tili on voimassa. Tili poistetaan käyttäjän pyynnöstä.
Vuokranantajan vahva tunnistautuminen	Nimi ja henkilötunnus	Palvelusopimus (käyttöehdot). Henkilötunnusta käsitellään, jotta vuokranantaja voidaan yksilöidä yksiselitteisesti huijausilmoitusten ja muiden väärinkäytösten estämiseksi sekä palvelumaksua koskevien oikeuksien turvaamiseksi (tietosuojalain 29 § 1 mom. 3 kohta).	Niin kauan kuin tili on voimassa.
Vuokrasopimuksen laatiminen ja allekirjoitus	Osapuolten nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot ja sopimusehdot	Palvelusopimus (käyttöehdot): vuokrasopimuksen laatiminen on osa palvelua. Allekirjoitetun sopimuksen säilyttäminen perustuu oikeutettuun etuun: osapuolten tarpeeseen saada sopimus myöhemmin käyttöönsä esimerkiksi sopimuksen päivittämistä varten sekä oikeusvaateiden selvittämiseen.	Sopimusluonnos poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä. Allekirjoitettu sopimus säilytetään Visma Signissa 10 vuotta allekirjoituksesta. Suosittelemme, että osapuolet tallentavat allekirjoitetun sopimuksen itselleen.
Viestit vuokranantajan ja hakijan välillä	Chat-viestit, sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset, osallistujien nimet ja yhteystiedot	Palvelusopimus (käyttöehdot)	Keskustelu poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä.
Palvelun väärinkäytösten ehkäiseminen	Chat-viestit, joissa on näytön sopimiseen liittyviä sanoja (esim. ”näyttö”, ”aika”, ”osoite”), sekä tiedot viestin lähettäjästä, asunnosta ja hakemuksesta. Järjestelmä poimii tällaiset viestit automaattisesti päivittäiseen raporttiin. Asiakaspalvelu lukee vain raporttiin poimitut viestit, ei muita keskusteluja.	Oikeutettu etu: palvelun väärinkäytösten ehkäiseminen. Varmistamme, että chatissa sovitut näytöt ja vuokraukset hoidetaan palvelussa käyttöehtojen mukaisesti.	Raportin kopiot 30 päivää.
Palvelumaksun määrittäminen	Tieto vuokrasopimuksen tekemisestä palvelun kautta tulleen hakijan kanssa, kuten sopimuksen ajankohta ja vuokran määrä, tieto vuokrasuhteen peruuntumisesta ja vuokrasopimuksen mukaisesta sopimussakosta sekä vuokralaiseksi valitun hakijan nimi ja hakemuspäivä	Palvelusopimus sekä oikeutettu etu: palvelumaksun perusteen osoittaminen ja oikeusvaateiden selvittäminen	Vuokralaiseksi valitun hakijan nimi säilytetään asunnon tietojen yhteydessä, kunnes asunto poistetaan palvelusta. Laskutustiedot kuten laskutus ja perintä -rivillä.
Vuokralaistutka	Tilaajasta: sähköposti, alue ja asunnon koko. Vuokralaistutkassa näytettävistä hakijoiden tiedoista kerrotaan hakijan tietosuojaselosteessa.	Vuokralaistutkan tilaus	Kunnes tilaaja peruu tilauksen.
Myynti-ilmoituksen luominen Fiksumyyntiin	Vuokrailmoituksen tiedot ja kuvat sekä omistajan tiedot, jotka kopioidaan Fiksumyynti.fi-palvelun myynti-ilmoitukseen samaan käyttäjätiliin	Pyyntösi: tiedot kopioidaan vain, jos valitset myynti-ilmoituksen luomisen vuokrailmoituksestasi. Myynti-ilmoitukseen sovelletaan Fiksumyynnin käyttöehtoja.	Fiksumyynnin tietosuojaselosteen mukaisesti: https://fiksumyynti.fi/privacy-policy.
Asiakaspalvelu ja reklamaatiot	Asiakaspalveluun lähetetyt viestit ja niiden käsittelytiedot (ei vuokranantajan ja hakijan välistä chattia)	Palvelusopimus sekä oikeutettu etu selvittää oikeusvaateita, kuten palvelumaksua tai vahingonkorvausta koskevia erimielisyyksiä sekä oikeutettu etu kehittää asiakaspalvelua	Asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen 10 vuotta (vahingonkorvausvastuun enimmäisvanhentumisaika, vanhentumislain 7 §).
Laskutus ja perintä	Nimi, osoite, sähköposti, laskun tiedot	Palvelusopimus ja lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki)	Tositteet 6 vuotta ja kirjanpito 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
Markkinointi	Sähköposti, nimi, kiinnostuksen kohteet	Oikeutettu etu (asiakassuhde, omien vastaavien palvelujen markkinointi, sähköisen viestinnän palvelulain 200 § 2 mom.) tai suostumus. Voit kieltää markkinoinnin jokaisen viestin linkistä.	Kunnes kiellät markkinoinnin.
Sivuston analytiikka ja mainonta	Evästetunnisteet, selaus- ja laitetiedot	Suostumus (evästebanneri)	Kunkin evästeen säilytysajan mukaan, ks. evästeasetukset.
Tietoturva ja oikeusvaateet	Lokitiedot, tarvittavat tapahtumatiedot	Oikeutettu etu ja lakisääteiset velvoitteet	90 päivää.

Onko tietojen antaminen pakollista? Ilmoituksen julkaiseminen edellyttää käyttäjätilin tietoja, ja Palvelu voi edellyttää vahvaa tunnistautumista. Muilta osin tietojen antaminen on vapaaehtoista.

3. Mistä tiedot saadaan

Saamme tiedot pääosin sinulta itseltäsi, kun luot tilin, julkaiset ilmoituksen, tilaat Vuokralaistutkan tai viestit palvelussa. Lisäksi saamme nimesi ja henkilötunnuksesi Telia Tunnistukselta vahvan tunnistautumisen yhteydessä. Hakijoilta ja palvelun viesteistä saamme tietoja vuokrasopimuksen tekemisestä palvelun kautta tulleen hakijan kanssa, kuten sopimuksen ajankohdan ja vuokran määrän, palvelumaksun määrittämistä varten.

4. Kenelle tietoja luovutetaan

• Hakijoille: ilmoituksen tiedot sekä etunimesi chat-viesteissä. Kun hakija varaa asuntonäytön, hän saa nimesi ja puhelinnumerosi. Vuokrasopimuksen allekirjoittajat eli vuokralaiseksi valittu hakija ja kanssahakijat näkevät sopimuksesta nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja tilinumerosi sekä muiden vuokranantajien nimet ja sähköpostiosoitteet.
• Asuntoportaaleille: vuokrailmoituksen tiedot. Nimesi ja puhelinnumerosi näytetään ilmoituksessa vain, jos olet valinnut niiden näyttämisen.
• Perintätoimistolle (Bill Finland Oy): erääntyneen palvelumaksun perintään tarvittavat tiedot.
• Kirjanpitäjälle (eAccount Nordic Oy): laskutus- ja kirjanpitotiedot.
• Viranomaisille: lain velvoittamissa tilanteissa.

Emme myy henkilötietoja.

5. Käyttämämme palveluntarjoajat

Näytä palveluntarjoajat (12)

Palvelu	Käyttötarkoitus	Sijainti
Amazon Web Services	Palvelun palvelimet ja tietokannat, sähköpostien lähetys	EU
Visma Sign	Sopimusten sähköinen allekirjoitus ja allekirjoitettujen sopimusten säilytys 10 vuotta	EU
TalkJS	Chat-viestit	EU
SMSAPI	Tekstiviestit	EU
Twilio SendGrid	Sähköpostit	USA
ZeroBounce	Sähköpostiosoitteen tarkistus rekisteröitymisessä ja hakemuksessa	USA
OpenAI	Ilmoitustekstien laatiminen asunnon tietojen perusteella (ei hakijoiden tietoja). Älä kirjoita ilmoituksen tietoihin henkilötietoja.	USA
Todoist	Yrityksen sisäinen raportointi ja asiakastapahtumien seuranta. Siihen kirjataan asiakastapahtumat, kuten uudet hakemukset (asunnon osoite, hakemuskoodi ja hakijan etunimi).	EU
Google (Tag Manager, Analytics, Maps)	Kävijäanalytiikka ja osoitehaku	USA
Google Workspace	Asiakaspalvelun sähköpostit	EU
Meta	Mainonnan mittaus ja kohdentaminen (Meta-pikseli)	USA
CookieHub	Evästesuostumusten hallinta	EU

Telia (vahva tunnistautuminen) ja Suomen Asiakastieto Oy (luotto- ja osoitetiedot) toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Niiden tietosuojaselosteet ovat saatavilla niiden omilla verkkosivuilla.

Meta-pikselin osalta Dwellet Oy ja Meta Platforms Ireland Ltd ovat yhteisrekisterinpitäjiä tietojen keräämisessä ja siirtämisessä Metalle. Metan myöhemmästä käsittelystä kerrotaan Metan tietosuojakäytännössä. Pikseli otetaan käyttöön vain suostumuksellasi.

Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Osa palveluntarjoajistamme (Twilio SendGrid, ZeroBounce, Google, Meta ja OpenAI) voi käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa. Siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen edellyttämin suojatoimin: Twilio SendGrid, ZeroBounce, Google ja Meta ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jonka Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason. OpenAI:n kanssa olemme sopineet Euroopan komission hyväksymistä vakiosopimuslausekkeista, jotka ovat saatavilla komission verkkosivuilla.

6. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia.

7. Miten tiedot suojataan

Tiedot säilytetään suojatuissa palvelinympäristöissä. Tietoihin pääsevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työssään. Tietoliikenne on salattu, ja henkilötunnukset salataan tallennettaessa. Henkilötunnukset peitetään lokitiedoissa. Poistetut tiedot häviävät myös varmuuskopioista viimeistään 35 päivän kuluessa.

8. Sinun oikeutesi

Näytä kaikki oikeutesi (8)

• Tarkastusoikeus: saat tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme.
• Oikeus tietojen korjaamiseen: voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: voit pyytää tietojesi poistamista esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita, perut suostumuksesi tai vastustat käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole painavampaa perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
• Vastustamisoikeus: voit henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole painavaa perustetta tai tarvetta oikeusvaateen selvittämiseen. Suoramarkkinoinnin voit kieltää milloin tahansa ilman perusteluja.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa suostumus: voit muuttaa evästesuostumustasi milloin tahansa evästeasetuksissa. Vuokralaistutkan tilauksen voit perua milloin tahansa sähköpostissa olevasta linkistä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Voit lähettää pyynnöt osoitteeseen info@fiksuvuokraus.fi. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

9. Evästeet

Käytämme sivustolla välttämättömiä evästeitä sekä suostumuksellasi analytiikka- ja markkinointievästeitä (Google Analytics ja Meta-pikseli Google Tag Managerin kautta). Voit hyväksyä tai hylätä evästeet evästebannerissa ja muuttaa valintaasi milloin tahansa evästeasetuksissa.

10. Selosteen muuttaminen

Päivitämme selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Olennaisista muutoksista kerromme palvelussa tai sähköpostitse.