1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Dwellet Oy (Y-tunnus 2872126-4)
Länsituuli 6, 02100 Espoo
Tietosuoja-asiat: info@fiksuvuokraus.fi, puh. 040 670 6816
Yhteyshenkilö: Kimmo Lehtilä

Tämä tietosuojaseloste koskee asunnonhakijoita ja kanssahakijoita, jotka hakevat asuntoa Fiksuvuokraus.fi-palvelun (fiksuvuokraus.fi ja app.fiksuvuokraus.fi) kautta. Se kertoo, miten käsittelemme henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Vuokranantajien ja sivuston kävijöiden tietojen käsittelystä kerrotaan vuokranantajan ja sivuston kävijän tietosuojaselosteessa.

2. Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja millä perusteella

Näytä käsittelytarkoitukset, tiedot, perusteet ja säilytysajat (11)

Käyttötarkoitus	Tiedot	Peruste	Säilytysaika
Asuntohakemukset	Nimi, sähköposti, puhelinnumero, profiilikuva (jos lisäät sen), ikäluokka, elämäntilanne, kenen kanssa muutat, lemmikit, oma ilmoitus luottotiedoista, vakuuden maksutapa, kanssahakijoiden tiedot, sovitut näyttöajat sekä vuokranantajan merkinnät hakemuksen tilasta	Hakijan pyynnöstä tehtävät vuokrasopimusta edeltävät toimet	Hakemus poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua siitä, kun ilmoitus suljetaan (asunto vuokrattu tai ilmoitus peruttu), kuitenkin viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä. Jos ilmoitus on poistettu palvelusta, hakemus poistetaan 90 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä.
Kanssahakijan tiedot	Kanssahakijan nimi ja yhteystiedot sekä hakemukseen merkityt tiedot hänestä	Ennen kuin kanssahakija liittyy hakemukseen: oikeutettu etu (hakijan ja vuokranantajan etuna on, että kaikki muuttajat ovat tiedossa). Liittymisen jälkeen: kanssahakijaan itseensä kohdistuvat vuokrasopimusta edeltävät toimet.	Poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä.
Vahva tunnistautuminen vuokrasopimusta varten ja luottotietotarkistus	Nimi, henkilötunnus, osoite, luottotiedot	Haemme luottotiedot automaattisesti vuokranantajan lukuun Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä vuokrasopimuksen tekemistä varten (luottotietolain 19 §), ja vuokranantaja näkee ne hakemuksessasi. Käsittely perustuu vuokrasopimusta edeltäviin toimiin ja vuokranantajan oikeutettuun etuun arvioida vuokralaisen maksukykyä. Tietoja käytetään vain tämän vuokrasopimuksen tekemiseen. Henkilötunnusta käsitellään luottotietojen hakemiseksi ja vuokrasopimuksen osapuolten yksiselitteiseksi yksilöimiseksi (tietosuojalain 29 § 1 mom. 3 kohta ja 2 mom., vuokraustoiminta).	Poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä.
Vuokrasopimuksen laatiminen ja allekirjoitus	Osapuolten nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot ja sopimusehdot	Vuokrasopimuksen tekeminen sekä palvelusopimus (hakijan käyttöehdot). Allekirjoitetun sopimuksen säilyttäminen perustuu oikeutettuun etuun: osapuolten tarpeeseen saada sopimus myöhemmin käyttöönsä esimerkiksi sopimuksen päivittämistä varten sekä oikeusvaateiden selvittämiseen.	Sopimusluonnos poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä. Allekirjoitettu sopimus säilytetään Visma Signissa 10 vuotta allekirjoituksesta. Suosittelemme, että osapuolet tallentavat allekirjoitetun sopimuksen itselleen.
Viestit vuokranantajan ja hakijan välillä	Chat-viestit, sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset, osallistujien nimet ja yhteystiedot	Palvelusopimus (hakijan käyttöehdot)	Keskustelu poistetaan hakemuksen mukana: 90 päivän kuluttua ilmoituksen sulkemisesta, viimeistään 180 päivän kuluttua hakemuksen jättämisestä.
Palvelun väärinkäytösten ehkäiseminen	Chat-viestit, joissa on näytön sopimiseen liittyviä sanoja (esim. ”näyttö”, ”aika”, ”osoite”), sekä tiedot viestin lähettäjästä, asunnosta ja hakemuksesta. Järjestelmä poimii tällaiset viestit automaattisesti päivittäiseen raporttiin. Asiakaspalvelu lukee vain raporttiin poimitut viestit, ei muita keskusteluja.	Oikeutettu etu: palvelun väärinkäytösten ehkäiseminen. Varmistamme, että chatissa sovitut näytöt ja vuokraukset hoidetaan palvelussa käyttöehtojen mukaisesti.	Raportin kopiot 30 päivää.
Vuokralaistutka	Jos olet antanut suostumuksesi, seuraavat tietosi näytetään julkisella Vuokralaistutka-sivulla, jonka kuka tahansa voi nähdä, sekä Vuokralaistutkan tilanneille vuokranantajille lähetettävissä sähköposteissa: etunimesi, profiilikuvasi, ikäluokkasi, elämäntilanteesi, tieto siitä, kenen kanssa muutat, tiedot lemmikeistäsi, oma ilmoituksesi luottotiedoistasi (emme näytä luottotietorekisteristä saatuja tietoja), mahdollisuus takaajaan ja vakuuden maksutapa. Sukunimeä, yhteystietoja tai henkilötunnusta ei näytetä.	Suostumus, jonka voit perua milloin tahansa (kohta 8)	Niin kauan kuin hakemuksesi on palvelussa tai kunnes perut suostumuksen.
Palvelumaksun peruste	Nimesi ja hakemuspäivä, jos sinut on merkitty hakemasi asunnon vuokralaiseksi silloin, kun hakemus poistetaan	Oikeutettu etu: palvelumaksun perusteen osoittaminen vuokranantajalle ja oikeusvaateiden selvittäminen	Säilytetään asunnon tietojen yhteydessä ja poistetaan, kun vuokranantaja poistaa asunnon palvelusta.
Asiakaspalvelu ja reklamaatiot	Asiakaspalveluun lähetetyt viestit ja niiden käsittelytiedot (ei vuokranantajan ja hakijan välistä chattia)	Palvelusopimus sekä oikeutettu etu selvittää oikeusvaateita, kuten palvelumaksua tai vahingonkorvausta koskevia erimielisyyksiä	Asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen 10 vuotta (vahingonkorvausvastuun enimmäisvanhentumisaika, vanhentumislain 7 §).
Sivuston analytiikka ja mainonta	Evästetunnisteet, selaus- ja laitetiedot	Suostumus (evästebanneri)	Kunkin evästeen säilytysajan mukaan, ks. evästeasetukset.
Tietoturva ja oikeusvaateet	Lokitiedot, tarvittavat tapahtumatiedot	Oikeutettu etu ja lakisääteiset velvoitteet	90 päivää.

Onko tietojen antaminen pakollista? Tarvitsemme hakemuksesi tiedot, jotta voimme käsitellä sen. Vuokrasopimuksen tekeminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Voit itse päättää, annatko suostumuksesi Vuokralaistutkaan, eikä päätöksesi vaikuta hakemuksesi käsittelyyn. Muilta osin tietojen antaminen on vapaaehtoista.

3. Mistä tiedot saadaan

Saamme tiedot pääosin sinulta itseltäsi, kun jätät hakemuksen tai viestit palvelussa. Lisäksi saamme tietoja seuraavista lähteistä:

• Telia Tunnistus: nimi ja henkilötunnus vahvan tunnistautumisen yhteydessä.
• Suomen Asiakastieto Oy: luottotiedot ja osoitetiedot, kun siirryt tekemään vuokrasopimusta.
• Asuntoportaalit (Oikotie, Vuokraovi): nimi, sähköposti ja puhelinnumero, kun vastaat ilmoitukseen portaalin kautta.
• Vuokranantaja: vuokrasopimukseen tarvittavat tiedot, jos vuokranantaja syöttää ne itse, sekä merkinnät hakemuksen tilasta.
• Hakija: kanssahakijan nimi ja yhteystiedot sekä muut hakemukseen merkityt tiedot, jos hakija lisää kanssahakijan hakemukseen.

4. Kenelle tietoja luovutetaan

• Vuokranantajalle: hakemuksesi tiedot hakemasi asunnon vuokranantajalle. Kun siirryt tekemään vuokrasopimusta, vuokranantaja näkee myös luottotietoraporttisi ja henkilötunnuksesi, ja sopimuksen muut osapuolet näkevät sopimukseen tarvittavat tietosi. Vuokranantaja on saamiensa tietojen osalta itsenäinen rekisterinpitäjä ja vastaa itse niiden käytöstä ja säilyttämisestä, myös tallentamansa vuokrasopimuksen osalta. Palvelussa olevat tiedot poistetaan kohdan 2 mukaisesti.
• Vuokralaistutkassa: suostumuksellasi kohdassa 2 luetellut tiedot julkisella Vuokralaistutka-sivulla, jonka kuka tahansa voi nähdä, sekä sähköpostitse Vuokralaistutkan tilanneille vuokranantajille. Sukunimeä, yhteystietoja tai henkilötunnusta ei näytetä.
• Viranomaisille: lain velvoittamissa tilanteissa.

Emme myy henkilötietoja.

5. Käyttämämme palveluntarjoajat

Näytä palveluntarjoajat (11)

Palvelu	Käyttötarkoitus	Sijainti
Amazon Web Services	Palvelun palvelimet ja tietokannat, sähköpostien lähetys	EU
Visma Sign	Sopimusten sähköinen allekirjoitus ja allekirjoitettujen sopimusten säilytys 10 vuotta	EU
TalkJS	Chat-viestit	EU
SMSAPI	Tekstiviestit	EU
Twilio SendGrid	Sähköpostit	USA
ZeroBounce	Sähköpostiosoitteen tarkistus rekisteröitymisessä ja hakemuksessa	USA
Todoist	Yrityksen sisäinen raportointi ja asiakastapahtumien seuranta. Siihen kirjataan asiakastapahtumat, kuten uudet hakemukset (asunnon osoite, hakemuskoodi ja etunimesi).	EU
Google (Tag Manager, Analytics, Maps)	Kävijäanalytiikka ja osoitehaku	USA
Google Workspace	Asiakaspalvelun sähköpostit	EU
Meta	Mainonnan mittaus ja kohdentaminen (Meta-pikseli)	USA
CookieHub	Evästesuostumusten hallinta	EU

Telia (vahva tunnistautuminen) ja Suomen Asiakastieto Oy (luotto- ja osoitetiedot) toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Niiden tietosuojaselosteet ovat saatavilla niiden omilla verkkosivuilla.

Meta-pikselin osalta Dwellet Oy ja Meta Platforms Ireland Ltd ovat yhteisrekisterinpitäjiä tietojen keräämisessä ja siirtämisessä Metalle. Metan myöhemmästä käsittelystä kerrotaan Metan tietosuojakäytännössä. Pikseli otetaan käyttöön vain suostumuksellasi.

Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Osa palveluntarjoajistamme (Twilio SendGrid, ZeroBounce, Google ja Meta) voi käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa. Siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen edellyttämin suojatoimin: palveluntarjoajat ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jonka Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason.

6. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia. Luottotietojen tila näytetään vuokranantajalle, joka päättää itse vuokralaisen valinnasta.

7. Miten tiedot suojataan

Tiedot säilytetään suojatuissa palvelinympäristöissä. Tietoihin pääsevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työssään. Tietoliikenne on salattu, ja henkilötunnukset salataan tallennettaessa. Henkilötunnukset peitetään lokitiedoissa. Poistetut tiedot häviävät myös varmuuskopioista viimeistään 35 päivän kuluessa.

8. Sinun oikeutesi

Näytä kaikki oikeutesi (8)

• Tarkastusoikeus: saat tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme.
• Oikeus tietojen korjaamiseen: voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: voit pyytää tietojesi poistamista esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita, perut suostumuksesi tai vastustat käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole painavampaa perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
• Vastustamisoikeus: voit henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole painavaa perustetta tai tarvetta oikeusvaateen selvittämiseen. Suoramarkkinoinnin voit kieltää milloin tahansa ilman perusteluja.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa suostumus: voit perua Vuokralaistutkaa koskevan suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä osoitteeseen info@fiksuvuokraus.fi. Poistamme tietosi Vuokralaistutkasta viipymättä. Perumisesta ei ole sinulle seurauksia, eikä se vaikuta käsittelyyn, joka on tehty ennen perumista. Evästesuostumustasi voit muuttaa milloin tahansa evästeasetuksissa.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Voit lähettää pyynnöt osoitteeseen info@fiksuvuokraus.fi. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

9. Evästeet

Käytämme sivustolla välttämättömiä evästeitä sekä suostumuksellasi analytiikka- ja markkinointievästeitä (Google Analytics ja Meta-pikseli Google Tag Managerin kautta). Voit hyväksyä tai hylätä evästeet evästebannerissa ja muuttaa valintaasi milloin tahansa evästeasetuksissa.

10. Selosteen muuttaminen

Päivitämme selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Olennaisista muutoksista kerromme palvelussa tai sähköpostitse.